Microsoft Teams e Zoom se tornaram ferramentas presentes na rotina de muitas empresas. Mas existe uma diferença importante quando essas plataformas deixam de ser utilizadas apenas em computadores e passam a fazer parte da infraestrutura de uma sala de reunião.
Nesse cenário, uma experiência de videoconferência corporativa depende de mais elementos do que o software utilizado. Câmeras, sistemas de áudio, telas, compartilhamento, controladores, conectividade e equipamentos para videoconferência precisam funcionar de acordo com a plataforma escolhida.
O desafio pode ser maior quando a empresa utiliza Microsoft Teams e Zoom em diferentes situações. Equipes, clientes, parceiros ou unidades podem adotar plataformas distintas, exigindo uma infraestrutura para videoconferência capaz de lidar com diferentes cenários.
Por isso, ao estruturar uma sala de reunião, é importante escolher tecnologias compatíveis com a plataforma que a empresa já utiliza. Câmeras, sistemas de áudio, controladores e outros equipamentos para videoconferência precisam atender aos requisitos do ambiente e funcionar adequadamente com o Microsoft Teams ou o Zoom. Dessa forma, a infraestrutura é definida a partir da realidade da empresa, considerando também as necessidades de integração e a experiência dos usuários.
Teams e Zoom: o que muda quando as plataformas chegam à sala de reunião?
Utilizar Teams ou Zoom individualmente é diferente de estruturar uma sala corporativa para reuniões. No computador, o usuário normalmente conecta câmera, microfone e alto-falante ao dispositivo e acessa a plataforma.
Em uma sala, diferentes recursos precisam trabalhar juntos. A plataforma passa a se relacionar com câmeras, áudio, telas, sistemas de sala, controladores, compartilhamento e recursos de gerenciamento.
Essa integração pode influenciar:
- Equipamentos: câmeras, microfones, alto-falantes e demais componentes precisam atender às características do ambiente.
- Sistemas de sala: algumas arquiteturas são desenvolvidas para um ecossistema específico.
- Controladores: dispositivos de controle podem facilitar o início das reuniões e a operação dos recursos.
- Compartilhamento: apresentações, documentos e outros conteúdos precisam ser disponibilizados de maneira simples.
- Agendamento: a sala pode ser integrada aos sistemas de calendário utilizados pela organização.
- Gerenciamento: empresas com diversos ambientes podem precisar administrar equipamentos e salas de forma centralizada.
- Experiência dos usuários: quanto mais integrada for a solução, menos etapas o usuário precisa executar para iniciar uma reunião.
Por isso, a plataforma deve ser considerada junto com o ambiente físico e os equipamentos para videoconferência. Um dispositivo adequado para uma sala pequena pode não ser a mesma utilizada em uma sala executiva ou em um espaço para treinamentos.
Teams Rooms e Zoom Rooms: como funcionam?
Microsoft Teams Rooms e Zoom Rooms são ecossistemas desenvolvidos para levar as plataformas de colaboração para ambientes físicos. Eles combinam software, hardware e recursos de gerenciamento para estruturar uma experiência de reunião integrada.
O Teams Rooms foi desenvolvido para ambientes corporativos que utilizam Microsoft Teams como plataforma de colaboração. A solução pode integrar recursos de áudio, vídeo, telas, controle e participação em reuniões dentro do ambiente físico.
Já o Zoom Rooms utiliza uma arquitetura voltada para salas que fazem parte do ecossistema Zoom. A proposta também é integrar os componentes da sala e facilitar a operação das reuniões.
Isso é diferente de simplesmente abrir uma reunião no computador conectado à televisão da sala. Uma solução estruturada para salas considera como os equipamentos serão controlados, como os participantes serão capturados e como os conteúdos serão compartilhados.
Também não significa que todas as salas precisam ter a mesma configuração. O projeto deve considerar o tamanho do ambiente, quantidade de participantes, frequência de uso, necessidades de áudio e vídeo e demais recursos necessários.
Teams e Zoom exigem equipamentos diferentes?
Não necessariamente. Existem equipamentos que podem atender diferentes plataformas, mas isso não significa que todos oferecerão a mesma experiência de integração.
Câmeras, sistemas de áudio, telas e soluções de compartilhamento podem apresentar diferentes níveis de compatibilidade e integração com Microsoft Teams e Zoom.
Por isso, antes de escolher os equipamentos para videoconferência, é importante diferenciar três conceitos.
Compatibilidade
Um equipamento compatível pode funcionar com determinada plataforma ou dispositivo. Porém, isso não significa necessariamente que todos os recursos estejam integrados de forma nativa.
Certificação
A certificação indica que determinado equipamento ou solução foi avaliado de acordo com critérios definidos pelo fabricante da plataforma para uso em seu ecossistema.
Esse pode ser um critério importante em projetos que precisam de maior previsibilidade e integração.
Integração
A integração diz respeito à forma como diferentes componentes trabalham juntos dentro do ambiente. Uma solução pode ser compatível com uma plataforma, mas oferecer uma experiência diferente de outra desenvolvida especificamente para aquele ecossistema.
Por isso, a análise deve considerar o conjunto da sala, incluindo:
- câmeras;
- microfones e sistemas de áudio;
- telas;
- controladores;
- compartilhamento de conteúdo;
- computadores ou sistemas de sala;
- conectividade;
- gerenciamento.
O objetivo é avaliar a arquitetura completa da videoconferência corporativa, e não apenas verificar se um equipamento consegue iniciar uma chamada.
Como padronizar salas quando a empresa utiliza Teams e Zoom?
Padronizar salas com diferentes plataformas exige definir uma estratégia de uso antes de escolher os equipamentos. Na maioria das empresas, existe uma plataforma predominante, enquanto outras aparecem em reuniões com clientes, fornecedores, parceiros ou organizações externas.
Esse cenário pode criar desafios quando uma sala foi configurada originalmente para um ecossistema específico. Participar de uma reunião em outra plataforma nem sempre oferece a mesma experiência nativa.
Existem recursos que permitem participação em reuniões de plataformas diferentes em determinadas arquiteturas. Porém, a disponibilidade e o funcionamento dependem da configuração, das plataformas envolvidas e dos equipamentos utilizados.
Defina a plataforma predominante
O primeiro passo é identificar qual plataforma concentra a maior parte das reuniões. Essa informação ajuda a determinar a arquitetura principal da sala de reunião.
Se Microsoft Teams é utilizado pela maior parte da organização, por exemplo, pode fazer sentido estruturar os ambientes prioritariamente para esse ecossistema.
Considere os cenários externos
Clientes e parceiros podem utilizar plataformas diferentes da adotada internamente. Por isso, é importante mapear com que frequência essas situações acontecem e como os usuários precisam participar delas.
Em determinados cenários, a conexão física por HDMI ainda pode ser uma alternativa prática para acessar uma reunião em outra plataforma ou apresentar conteúdos por meio de outro dispositivo.
Quando a empresa participa frequentemente de reuniões em diferentes plataformas, essa necessidade precisa ser considerada no projeto da sala. O objetivo é evitar que uma situação recorrente dependa de improvisos ou configurações complexas.
Crie perfis de sala
Nem todos os ambientes precisam ter a mesma configuração. Uma sala para reuniões rápidas pode ter uma arquitetura diferente de uma sala executiva, um espaço para treinamentos ou uma sala utilizada frequentemente para reuniões com clientes.
A padronização pode estar nos processos, na operação e no gerenciamento, sem necessariamente significar equipamentos idênticos em todos os ambientes.
Estabeleça políticas de utilização
Quando diferentes plataformas fazem parte da rotina, é importante orientar os usuários sobre como cada situação deve ser conduzida.
Isso pode incluir procedimentos para reuniões externas, compartilhamento de conteúdos e utilização de plataformas diferentes da solução nativa da sala.
Considere o gerenciamento centralizado
Empresas com muitas salas precisam acompanhar equipamentos, configurações e disponibilidade dos ambientes. O gerenciamento centralizado pode facilitar a administração e a identificação de problemas.
Planeje a expansão
A estratégia também deve considerar futuras mudanças na quantidade de salas, plataformas utilizadas e necessidades das equipes.
Uma infraestrutura para videoconferência planejada com flexibilidade facilita adaptações sem exigir grandes alterações físicas.
No caso da Wetalk.it, a empresa comercializa e presta suporte para soluções baseadas na plataforma Zoom. Para ambientes que utilizam outras plataformas, o projeto deve considerar as arquiteturas e recursos compatíveis com cada cenário.
O que avaliar antes de escolher a infraestrutura?
A escolha da infraestrutura deve começar pelas necessidades da empresa, e não pelo equipamento com maior quantidade de recursos. Alguns critérios ajudam a definir qual arquitetura faz sentido para cada sala.
Plataforma predominante
Identifique qual plataforma é utilizada pela maior parte da organização e quais outras aparecem nas reuniões externas.
Tamanho e layout da sala
A distância entre participantes, formato da mesa, posição das telas e características do ambiente influenciam diretamente câmeras e sistemas de áudio.
Quantidade de participantes
Uma sala utilizada por poucas pessoas possui necessidades diferentes de um ambiente destinado a dezenas de participantes.
Frequência das reuniões
Salas utilizadas várias vezes ao dia podem exigir maior facilidade de operação, disponibilidade e gerenciamento.
Perfil dos usuários
É importante considerar se os ambientes serão utilizados por equipes internas, executivos, clientes, visitantes ou diferentes públicos.
Necessidade de compartilhamento
Apresentações, documentos, vídeos e outros conteúdos podem exigir diferentes formas de compartilhamento. A solução precisa facilitar essa operação.
Certificações
Quando aplicável, verificar certificações das plataformas ajuda a avaliar a adequação dos equipamentos ao ecossistema escolhido.
Gerenciamento
Em estruturas maiores, recursos de monitoramento, configuração e administração podem facilitar a gestão das salas.
Possibilidade de expansão
A infraestrutura deve permitir adaptações conforme a empresa aumenta o número de salas, modifica seus ambientes ou altera suas necessidades de colaboração.
Como a Wetalk.it pode ajudar na definição da infraestrutura?
A Wetalk.it atua no planejamento e integração de soluções para ambientes corporativos, considerando as plataformas utilizadas e as características de cada espaço.
O trabalho começa pela análise do ambiente e das necessidades da empresa. A partir disso, são avaliados fatores como quantidade de participantes, frequência das reuniões, plataformas utilizadas, infraestrutura existente e recursos necessários.
Com essas informações, a Wetalk.it pode dimensionar câmeras, áudio, telas, compartilhamento, sistemas de sala e demais componentes de acordo com cada ambiente.
A atuação também envolve integração, implementação, configuração, testes e suporte, evitando que a empresa precise lidar com equipamentos isolados e diferentes processos de operação.
Quando existem diferentes plataformas na organização, a análise também ajuda a definir onde faz sentido utilizar uma solução nativa, quando considerar alternativas de participação e quais procedimentos podem ser adotados para reuniões externas.
O objetivo é criar uma infraestrutura coerente com a rotina da empresa e com a experiência que cada sala precisa oferecer.
Teams x Zoom: a infraestrutura também precisa fazer parte da decisão
A escolha entre Teams e Zoom não termina na definição da plataforma. Quando essas soluções chegam às salas de reunião, é necessário considerar como câmeras, áudio, telas, compartilhamento, controladores e sistemas de sala vão funcionar em conjunto.
Empresas que utilizam mais de uma plataforma também precisam avaliar os cenários de uso e definir uma estratégia para reuniões internas e externas. A padronização pode acontecer por perfis de sala, processos e gerenciamento, sem exigir que todos os ambientes tenham exatamente os mesmos equipamentos.
Uma tecnologia para salas de reunião bem dimensionada deve considerar tanto a experiência dos usuários quanto às necessidades de gestão e expansão da empresa.
A Wetalk.it pode apoiar esse planejamento, desde a análise do ambiente até a especificação e integração da infraestrutura.
Sua empresa utiliza Teams, Zoom ou as duas plataformas? A Wetalk.it pode ajudar a dimensionar uma infraestrutura adequada para cada ambiente.
