Softwares de comunicação: dicas essenciais para o sucesso do seu negócio

Em um mundo cada vez mais tecnológico, o uso de ferramentas que facilitam a comunicação se torna cada vez mais necessário. Por exemplo, problemas, que antes demandavam tempo e disposição presencial, atualmente podem ser resolvidos facilmente em apenas um clique. Tendo isso em mente, equipamentos de qualidade e softwares de comunicação são investimentos indispensáveis às empresas, pois proporcionam resultados mais satisfatórios para o trabalho.  Nesse sentido, a Wetalk.it acredita que a comunicação é o elemento-chave para a gestão de uma empresa, pois ela aproxima a relação entre as equipes e evita o número de conflitos internos. 

O que é um software de comunicação?

Antes de seguirmos para as ferramentas, é preciso esclarecer o que é um software de comunicação. Para o seu negócio, esse sistema irá ajudar bastante na comunicação empresarial, afinal, o recurso diz respeito à troca de informações entre gestores, funcionários, equipes, clientes, parceiros e demais situações necessárias. Assim, podemos definir o software de comunicação como a ferramenta responsável pela facilitação do trabalho, principalmente remoto, para que aconteça uma troca de informações fluida e eficaz. É a partir dessas plataformas que você consegue criar projetos e gerenciar equipes em diversos lugares ao mesmo tempo.

Qual a importância de um software de comunicação?

Destacamos as principais vantagens, confira:

Acesso remoto

Como dissemos logo acima, um dos principais benefícios em utilizar um bom software de comunicação na sua empresa é o acesso remoto. Mesmo que não seja para o trabalho remoto, essas ferramentas são bastante úteis a qualquer instituição. Nos casos de trabalho híbrido, remoto ou home office, esse benefício permite que os funcionários possam se contactar e realizar atividades sem precisar estar fisicamente no escritório.

Redução de custos

Além de facilitar as tarefas cotidianas da empresa, esse tipo de plataforma pode diminuir os gastos da sua empresa. Um exemplo disso é a adoção do trabalho remoto, no qual a presença de todos os seus funcionários no ambiente de trabalho deixa de ser necessária, reduzindo os gastos gerais de manutenção de um escritório.

Maior produtividade

Um dos diferenciais ao utilizar um software de comunicação é que existe a possibilidade de realizar videoconferências, o que pode aumentar a interatividade e produtividade dos colaboradores. É possível resolver diversos assuntos com uma simples reunião por chamada de vídeo, reduzindo até mesmo o gasto com viagens a trabalho. Inclusive, cursos e capacitações podem ser feitos através dessas ferramentas.

Como funciona um software de comunicação?

Esse tipo de ferramenta auxilia na otimização do trabalho em equipe, proporcionando o desenvolvimento das atividades e de uma maior produtividade. Portanto, a essência do software de comunicação é a troca de informações. Seja a troca por vídeo, voz ou texto, os softwares mais completos reúnem todas as modalidades e incluem funções até mais específicas para atender a necessidade da sua empresa. Esses meios de comunicação mantêm os colaboradores engajados com o planejamento de objetivos da sua empresa. Ainda, o funcionamento dessas plataformas geralmente otimizam o trabalho, aumentam a sua qualidade, trazendo resultados mais satisfatórios. Outra funcionalidade dos softwares é a facilidade para a comunicação interna organizacional da empresa.

As melhores ferramentas de comunicação empresarial

Para ajudar na eficácia dos processos internos, confira algumas das ferramentas de comunicação interna para a sua empresa:

1. Intranet

De forma privada na empresa, a intranet é uma rede interna de computadores, softwares e ferramentas para uso exclusivo dos funcionários. O seu propósito é interligar os departamentos da companhia, fazendo com que todos tenham acesso às informações internas com mais agilidade. Geralmente, as empresas utilizam a intranet para fazer a distribuição virtual de treinamentos, apresentação de relatórios gerais de desempenho e demais comunicados importantes.

2. Vídeo corporativo

Sendo um grande aliado da comunicação interna empresarial, pela sua agilidade e dinamismo, o vídeo corporativo é muito útil para transmitir informações pela empresa sem a necessidade de uma reunião. Inclusive, a possibilidade de gravar reuniões e depois compartilhá-las com os colaboradores que não puderam participar é uma excelente alternativa para manter o time alinhado de forma simples e prática. Sendo assim, os vídeos podem ser treinamentos, integrações, reuniões, apresentações e demais interações importantes para a empresa.

3. Caixa de sugestões

Já utilizada de forma física, é possível e recomendável manter a ideia de possuir um mural, podendo ser virtual, no qual os funcionários podem deixar suas sugestões, apontar problemas e aprimoramento de algum aspecto da empresa. Essa é uma ótima solução para coletar ideias criativas para solucionar problemas ou até mesmo otimizar algum processo interno. 

4. Aplicativos mobile

Considerando que grande parte das pessoas utilizam smartphones, investir em um aplicativo exclusivo oferece mais mobilidade para seus colaboradores. O aplicativo pode ser uma adaptação da intranet, sendo possível conferir os vídeos, treinamentos e demais informações da empresa, ou pode ser criada uma rede social interna para que os funcionários consigam interagir entre si com mais facilidade e agilidade.

Conte com a Wetalk.it

Para conseguir aplicar todas as nossas dicas, é fundamental contar com equipamentos de qualidade, assim como soluções com softwares que otimizam o seu trabalho e facilitam as relações internas da empresa. Trabalhamos com os melhores softwares do mercado, como o Microsoft Teams e a plataforma de videoconferências Zoom Meetings, as quais você consegue colocar em prática as funcionalidades que citamos neste artigo. Entre em contato conosco e saiba mais!