Como organizar uma reunião por videoconferência em home office

O trabalho remoto, antes inexplorado, ganhou enorme popularidade durante a quarentena. Ao realizar projetos em casa, mantemos a produtividade e permanecemos seguros do Covid-19.

Se adaptar à nova rotina, porém, é um desafio. O home office tem potencial para ótimos resultados, mas é essencial planejar para não acabar em rotinas ociosas. 

Uma das técnicas que líderes usam para motivar a equipe à distância são as videoconferências.

Através de uma conversa online, acontece um contato mais humano e orgânico do que a comunicação por e-mail ou relatórios.

Porém, para uma reunião virtual proveitosa, todos precisam estar envolvidos. Existem alguns truques para aumentar a qualidade da videoconferência. Confira a seguir como se preparar para uma reunião em home office:

Reunião em casa: como se preparar para uma videoconferência em home office

Câmera

Se você usa um notebook, provavelmente já possui uma webcam na parte superior do produto. Porém, caso você trabalhe em um computador de mesa, terá que adquirir uma câmera para videoconferências. Confira as opções dos parceiros Wetalk.it! 

Mais importante do que a qualidade da ferramenta é a imagem que ela projeta. 

Antes da reunião, faça um teste e verifique seu posicionamento. O ideal é que seja possível ver seu rosto com clareza, contando com bom enquadramento e iluminação. 

Uma boa visão durante a reunião garante mais humanidade. Tão importante quanto a fala, é poder ver as expressões e reações de todos os envolvidos.

Microfone

Outro equipamento vital para verificar antes da videoconferência é o microfone. Se houver algum problema, resolvê-lo com antecedência irá garantir que você seja ouvido por seus colegas.

Segundo a Skill Scouter, 46% dos usuários relatam que a qualidade do áudio é o fator que mais prejudica a comunicação durante reuniões online. Alguns problemas comuns são o volume baixo demais e a presença de ruídos externos. 

 O uso de fones de ouvido e microfones tendem a resolver esses transtornos. Um truque útil é que participantes que não estejam falando silenciem seu áudio. 

Ambiente

Caso você não more sozinho, avise todos os moradores que você terá uma reunião com antecedência. O ideal é buscar um ambiente isolado, mas se não for possível, peça para que não haja interrupções no cômodo escolhido. 

Não é possível controlar ruídos externos, como construções e veículos. Na presença desses barulhos, busque um local afastado e avise os participantes. 

Vestimenta

Durante o home office, é normal que as roupas de trabalho não sejam usadas com a mesma frequência. Porém, a videoconferência é uma tentativa de restaurar o ambiente corporativo.

Avalie sua vestimenta ao menos meia hora antes de entrar em reunião. Caso o encontro seja com clientes ou parceiros, preste atenção redobrada para não passar a sensação de relaxamento. 

Pontualidade

No trabalho remoto, a maior parte é realizada virtualmente. Por este motivo, o atraso na videoconferência dá a impressão que você não estava realizando seus projetos. 

O ideal é marcar todas as reuniões, mesmo que pequenas, no calendário da empresa. Na sua agenda pessoal, o truque é adicionar um lembrete ao menos dez minutos antes do encontro. Assim, você poderá finalizar o que está fazendo e se preparar.

Para garantir a produtividade e segurança, o home office ainda é essencial. 

A videoconferência inova a maneira que colegas e clientes se reúnem. Com seus fortes benefícios, certamente veio para ficar. 

Por isso, é preciso garantir que sua equipe disponha da qualidade e preparo para manter uma boa imagem através das telas. Saiba como com as soluções personalizadas da Wetalk.it!