Videoconferência: comunicação eficiente, na empresa ou no home office

Há algum tempo as empresas têm adotado o home office, seja contratando pessoas que trabalham apenas de forma remota ou liberando os colaboradores para trabalhar de casa um dia por semana. Isso traz muitas vantagens, a começar pela comodidade para o trabalhador e de economia em custos operacionais, como transporte e alimentação. Além de investir em sistema para videoconferência no home office.

Contudo, mais do que uma vantagem, o home office se tornou uma necessidade, em vista do aumento nos casos de covid-19 no Brasil, a partir de março. Muitas empresas que não adotavam a prática foram obrigadas a iniciá-la, para diminuir a aglomeração nos escritórios. Com isso, surge a preocupação: como manter a produtividade com a equipe inteira trabalhando à distância? A tecnologia pode ajudar muito nesse processo.  

Comunicação com a mesma eficiência 

Um dos principais motivos para que as pessoas trabalhem no mesmo escritório é a facilidade de comunicação. Qualquer questão sobre projetos em equipe pode ser resolvida chamando a pessoa que está ao seu lado para conversar. Entretanto, as pessoas podem se comunicar de forma igualmente eficiente, com as tecnologias de videoconferência.  

Essas tecnologias já são bastante comuns em empresas que possuem muitas sedes ou que precisam entrar em contato regularmente, com clientes de fora. Com a estrutura adequada, é possível fazer reuniões como se as pessoas estivessem frente a frente. 

O primeiro passo é ter os equipamentos necessários: webcam, microfone e uma tela são os mais importantes. Para uma sala de videoconferência mais robusta, é possível adquirir equipamentos mais potentes, mas há produtos para empresas de todos os portes, por preços bastante acessíveis.  

Além disso, existem outros tipos de aparelhos, além dos essenciais, que podem ser importantes em projetos mais complexos, como telefones especiais para conferências ou controladores. Contudo, o essencial é isso: uma câmera, um bom microfone e uma tela.  

O segundo passo, além dos equipamentos, é ter um software de videoconferência que faça tudo funcionar da forma correta. Existem soluções gratuitas — como o Google Hangouts —, mas elas geralmente são bastante limitadas. Uma ferramenta profissional, como o Zoom, oferece muito mais qualidade de imagem e som, além de funções que ajudam a organizar boas videoconferências.  

Videoconferência e o home office

Como dito anteriormente, tem sido cada vez mais necessário fazer conferências com equipes que estão trabalhando de casa. Nessa situação, como as empresas podem garantir que os colaboradores possuem os equipamentos e o software necessários? 

Quanto ao primeiro ponto, a maioria dos notebooks modernos possuem webcams que podem servir para reuniões mais simples. Mas, para garantir que toda a equipe possa se comunicar bem, independente disso, o ideal é fornecer câmeras e headsets (fones de ouvido com microfone embutido) para os funcionários. Equipamentos de uso individual de cada colaborador podem ser adquiridos em quantidade, com custos acessíveis.  

Além disso, é muito importante ter um bom software. Nossa sugestão é o Zoom: além de funcionar muito bem em salas de videoconferência no escritório, ele pode ser instalado no computador de cada colaborador ou até nos celulares e tablets. Assim, toda a equipe pode fazer videoconferências com áudio e vídeo de alta qualidade em qualquer dispositivo, até mesmo no home office.  E também criar grupos de discussão no chat com transferência de arquivo

Por fim, é importante observar que quanto mais preparada a empresa estiver — com bons equipamentos e softwares —, menos ela será impactada por situações que exijam reuniões à distância, como é o caso agora. Caso sua empresa precise de auxílio para se adaptar a esse novo cenário, você pode contar com a Wetalk.it, uma consultoria completa de comunicação para empresas que cuida de tudo, desde o planejamento dos projetos de infraestrutura até a instalação dos equipamentos.