Há alguns anos, as videoconferências já faziam parte do dia a dia de vários profissionais. Porém, após a pandemia do coronavírus e a necessidade do isolamento social, as reuniões online se tornaram ainda mais frequentes. Afinal, muitas pessoas que nunca tinham tido esse tipo de experiência, começaram a trabalhar em home office. Sendo assim, as empresas precisaram substituir os encontros presenciais, pelas videoconferências.

É claro que a falta de costume com esse tipo de situação já causou vários episódios engraçados e, até mesmo constrangedores (a internet está cheia de memes sobre o assunto). Mas mesmo que essas situações tenham viralizado, a verdade é que as reuniões online precisam ser profissionais e se você quer garantir que a sua participação seja produtiva, para que você se destaque positivamente, confira nossas dicas a seguir.

Aparência

Durante uma videoconferência, é preciso ter em mente que a sua aparência deve ser a mesma que a de um dia de trabalho comum. Por isso, procure se vestir como geralmente compareceria à empresa e tenha os mesmos cuidados com o cabelo e maquiagem, se for o caso. Lembre-se esse momento é extremamente profissional, independente se você está trabalhando de casa ou não.

Ambiente

Tome cuidado com a escolha do ambiente onde serão realizadas as reuniões online. Opte por um local isolado da casa, para evitar distrações e interrupções. Também direcione a câmera para um espaço com fundo neutro, para que a atenção de quem está participando da reunião não se desvie.

Fala

Existem vários tipos de reuniões e cada uma demanda um comportamento diferente. Se a sua participação for constante, procure falar de maneira clara e objetiva, para que todas as informações sejam transmitidas e compreendidas pelos participantes. Além disso, evite interromper os demais integrantes, mantendo o foco na reunião. Já, se a sua participação não for constante e a reunião contar com muitas pessoas, a melhor opção é manter o microfone no mudo. Isso impede que a qualidade do encontro seja comprometido, especialmente se tiverem crianças brincando ou cachorros latindo na sua casa. 

Apresentação

Se você é anfitrião e a reunião conta com muitos participantes, reserve um tempo no início para apresentar os participantes, especialmente se o áudio deles estiver desativado. Já, se você mesmo (a) precisar se apresentar, faça isso de forma clara e sucinta.

Comportamento

Esteja atento (a) ao seu comportamento durante toda reunião, especialmente se a câmera estiver ativada. Mantenha uma postura profissional, demonstre atenção e esteja focado todo o tempo. É bastante indelicado comer, conversar com outras pessoas, usar o celular ou se ausentar por alguns momentos, mesmo que seja para ir até o banheiro. Mas, se essas situações forem inevitáveis, desative a câmera durante esse período. E se você optar por ficar com a imagem desligada a maior parte do tempo, apareça em alguns momentos, para que o anfitrião se certifique da sua presença.

Roteiro

A realização do roteiro depende do caráter da reunião. Se a sua participação for bastante requisitada, anote os principais tópicos que precisam ser tratados durante a videoconferência. Já, se você é o anfitrião, pode pedir para que os participantes, ou pelo menos os principais, se planejem com relação ao que deve ser dito. Dessa forma, a reunião ocorre de maneira organizada e as chances do foco se perder diminuem.

Teste

A melhor forma de evitar imprevistos durante reuniões online é se preparar antecipadamente. Teste a câmera e o áudio do dispositivo que será utilizado, verifique a conexão à internet e faça login na plataforma previamente. Dessa maneira, você garante que entrará na videoconferência no horário marcado e não corre o risco de prejudicar a reunião.

Equipamentos

Utilizar os aparelhos corretos em reuniões online pode ser decisivo para a qualidade da videoconferência. Existem várias opções de câmeras, microfones e alto-falantes específicos para essas situações e se esse tipo de encontro online faz parte do seu cotidiano, vale a pena investir nessas soluções.

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