Como fazer a integração virtual e híbrida na sua empresa?

O modelo de trabalho híbrido ou remoto tem sido uma solução bastante vantajosa tanto para o colaborador, quanto para a empresa. No entanto, esses formatos de trabalho podem gerar grandes desafios, uma vez que o gerenciamento de equipes e projetos na forma remota requer tecnologias adequadas, equipamentos de qualidade e boa liderança.

Por isso, para fazer digitalmente a integração de novos colaboradores, é preciso que a sua empresa proporcione uma experiência acolhedora, informativa e simples para ajudar os novos membros nesse momento crucial de início em seus respectivos cargos.

E para garantir que a empresa atenda às necessidades de cada colaborador, é importante que todos da equipe possam desfrutar dos mesmos recursos oferecidos pela companhia.

Por exemplo, fornecer os equipamentos necessários para o trabalho, ferramentas e sistemas para que o colaborador possa acessar de qualquer lugar ajudam a transformar a experiência do trabalho virtual e híbrido em algo bastante produtivo.

Neste artigo, vamos dar dicas de como fazer com que a integração das modalidades virtual e híbrida seja um sucesso na sua empresa, confira!

Segurança da informação no trabalho remoto

Um dos maiores desafios do trabalho remoto e híbrido é garantir a segurança das informações. De acordo com a pesquisa Segurança de Trabalho Remoto e Híbrido em 2021, em que foram entrevistados 450 profissionais de TI e segurança, 45% dos entrevistados afirmaram que o trabalho remoto pode trazer mais riscos a ataques cibernéticos. Os setores mais afetados são o de finanças (54%), serviços públicos (52%) e manufatura (47%).

Como a situação pode ser mais vulnerável a ameaças, é preciso que a sua empresa possua um time de segurança da informação, garantindo que os dados sejam compartilhados sempre de forma segura.

Portanto, é importante preparar pequenas apresentações educativas sobre segurança digital para os seus colaboradores, para que eles possam tirar dúvidas e receber as informações necessárias para trabalhar com segurança.

Expanda o suporte técnico para o time remoto

Na maioria das organizações, o time de tecnologia da informação se mantém disponível para dar suporte aos assuntos relacionados à tecnologia. Seja para sanar as dúvidas dos colaboradores sobre a utilização dos dispositivos, uso de ERPs, ou quando acontecem problemas que exigem mão de obra especializada para resolvê-los.

Sendo assim, existe a necessidade de criar um ambiente de segurança para o quadro de funcionários remotos e híbridos, sendo fundamental que o suporte técnico também seja estendido para esses profissionais.

Considerando que os processos operacionais tendem a ser cada vez mais realizados no ambiente virtual, as chances de ocorrências que necessitem de auxílio de especialistas são bem maiores. Os seus funcionários que trabalham remotamente precisarão de suporte para uma série de necessidades, como, por exemplo:

• Obter licenças de programas e sistemas operacionais;
• Configurar suas redes domésticas;
• Manter os dados da organização seguros;
• Usar o software da empresa;
• Proteger os dispositivos e mantê-los atualizados.

Como fazer a integração virtual na sua empresa?

Agora que já abordamos uma parte muito importante do trabalho remoto, a segurança de dados, vamos seguir com as dicas de integração do trabalho remoto ou híbrido na sua empresa.

Incentive a participação dos colaboradores

Em uma apresentação de projeto, é interessante que o apresentador se comunique de forma clara, concisa e informativa. No entanto, se apenas o apresentador falar durante todo o tempo, isso pode acabar perdendo a atenção dos participantes.

Uma dica para evitar essa situação é criar intervalos específicos para que os colaboradores possam fazer perguntas e comentários para participar ativamente.

O Zoom, por exemplo, tem a funcionalidade de chat para responder perguntas ao vivo, sem interromper a apresentação, ou de criar uma sessão dinâmica de perguntas e respostas para eventos maiores. Além do recurso de anotação colaborativa. 

Crie uma biblioteca de recursos

Tanto para os novos colaboradores, quanto para os que já estão trabalhando em sua empresa há anos, uma biblioteca de recursos é bastante útil para aqueles momentos em que é necessário conferir o processo de alguma atividade, modelo de projeto, regras da organização, entre outros.

Na biblioteca, inclua todas as informações necessárias de forma organizada. Uma pasta muito importante para você criar é a de reuniões gravadas.

Contudo, nem sempre todos os colaboradores poderão participar de forma sincrônica das reuniões, e para evitar informações incorretas ou mal interpretadas por outros colegas, o ideal é que a reunião seja assistida por todos mesmo após o seu término.

No Zoom, o recurso de gravação na nuvem permite que os colaboradores que não estavam presentes assistam à reunião, podendo acessar o vídeo sempre que necessário.

Tenha uma gestão mais empática

Com os colaboradores fisicamente distantes, o gestor precisa ter o conhecimento de que o trabalhador pode estar em casa, em uma cafeteria, faculdade, ou qualquer outro lugar enquanto realiza suas atividades remotas.

O grande diferencial do trabalho remoto ou híbrido é a flexibilização do horário de trabalho. Sendo assim, dependendo da contratação realizada em sua empresa, é possível que o seu colaborador tenha se organizado para resolver problemas pessoais (ir ao banco, exames médicos, entre outros) durante parte do dia, e retornar às atividades em um horário não comercial, podendo não estar disponível para reuniões de última hora, por exemplo.

Essa nova forma de trabalho exige que a gestão saiba lidar com essas situações, definindo metas e regras claras, além de identificar se o trabalhador está passando por problemas e estar presente como suporte, caso necessário.

Proporcione Happy Hour remoto

Em muitos locais de trabalho, o happy hour é o responsável por criar relacionamentos entre os colaboradores, assim como os novos funcionários.

Organize um evento online, de preferência semanal, para manter o relacionamento com seus colaboradores e proporcione momentos de diversão com jogos online ou apenas para conversar de forma descontraída.

Integração virtual e híbrida de sucesso é com a Wetalk.it

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