O que são e como usar ferramentas colaborativas

Sabemos que o avanço da tecnologia já não é mais novidade para ninguém. Afinal, ela já faz parte de nosso dia a dia conectando empresas e pessoas no mundo todo.

Se de um lado temos empresas que acreditam que a tecnologia proporciona diminuição da produtividade de equipes. De outro, temos setores investindo fortemente em soluções que otimizem o tempo de profissionais durante o trabalho.

Entre elas, podemos destacar as ferramentas colaborativas. Soluções que supera os barreiras geográficas e temporais entre pessoas proporcionando economia financeira e aumento da competitividade entre empresas.

Mas você sabe como usar as ferramentas colaborativas? Então confira nossa matéria e comece a implementar em sua empresa.

O que são ferramentas colaborativas?

Tão importante quanto saber como usar ferramentas colaborativas é entender o que elas são. De forma simples, ferramenta colaborativa pode ser definida como um software ou aplicativo para compartilhamento de informações de trabalho entre duas ou mais pessoas.

Neste sentido, a equipe pode desenvolver uma mesma atividade mesmo que não esteja no mesmo ambiente de trabalho.

Cada ferramenta possui sua especificidade para atender as necessidades de comunicação de cada equipe e empresa. Portanto, além de otimizar a comunicação as ferramentas colaborativas também podem proporcionar:

• Acompanhamento de fluxograma;
• Compartilhamento de agenda;
• Edição simultânea de documentos;
• Desenvolvimento de planilhas e formulários.
• Quais os benefícios de usar ferramentas colaborativas?

Embora a otimização do tempo no horário de trabalho seja um dos principais focos no objetivo de como usar ferramentas colaborativas, existem diversos outros objetivos que a tornam ainda mais atraente. Confira:

1. Redução de custos

Implementar e saber como usar ferramentas colaborativas online proporciona redução de custos em pequenas e grandes empresa.

Afinal, não será mais preciso agendar reuniões presenciais ou realizar ligações entre profissionais.

Com apenas alguns cliques é possível realizar o alinhamento de informações e garantir que todos os interessados recebam os documentos necessários para suas atividades.

Proporcionando assim, redução nos custos de deslocamento, telefonema e outros serviços atrelados.

2. Aumento da produtividade

Democratizar o acesso facilitado a documentos, informações e pessoas é a receita certa para aumentar a produtividade de sua equipe. Pense dessa forma, quanto mais fácil estiver o acesso a informação menos o profissional precisará dispersar sua atenção das atividades.

Por este motivo, as ferramentas colaborativas estão cada vez mais presentes nas equipes de alta performance.

3. Acompanhamento em tempo real

O acompanhamento em tempo real é uma pequena parte de como usar ferramentas colaborativas. Para gestores, as ferramentas colaborativas proporcionam benefícios ainda mais valiosos.

Afinal, através delas é possível acompanhar em tempo real o desenvolvimento de atividades. Melhorando a tomada de decisões, uma vez que todo o processo também estará disponível a equipe.

Como usar ferramentas colaborativas?

Agora que você já sabe o que é e os benefícios, saiba como usar ferramentas colaborativas. Confira:

1- Compartilhamento na nuvem

Atualmente temos diversos servidores para compartilhamento de informações na nuvem. Essa é uma ferramenta colaborativa que proporciona ainda mais agilidade da troca de dados entre equipes.

Outro ponto interessante, é que eles aumentam a segurança no compartilhamento. Um vez que é possível editar o nível de acesso que o outro terá ao receber o arquivo.

Como usar: Usar um sistema de compartilhamento na nuvem parece coisa de outro mundo. No entanto, com o avanço da tecnologia existem diversas formas simples de fazer uso dessa ferramenta colaborativa. Atualmente com o Google Drive ou o One Drive é possível contrata-las em nível corporativo. Características que aumenta e muito o espaço para armazenamento de informações. Dessa forma, cada colaborador pode ate acesso as pastas e documentos.

2- Software de gestão de projetos

Muito utilizados em agencias de comunicação, os softwares são representam uma tendência nas organizações. No mercado existem diversas opções com especificidades para cada tipo de empresa.

O seu objetivo é integrar os processos conectar colaboradores e gestores no desenvolvimento de atividades. Aumentando o engajamento entre as equipes e proporcionando alta performance.

Como usar: Os softwares de gestão de projetos nada mais são do que ferramentas colaborativas que ajudam os colaboradores a se integrarem no estágio da atividade. Dessa forma, sua empresa pode adotar ferramentas como: Slack, RunrunIt, Asana, Trello e entre outras. Cada uma delas possui sua especificidade, em alguns casos é preciso instalar um software. No entanto, a maior parte pode ser acessada pelo navegador. Após isso, basta realizar o registro e estabelecer a forma como sua empresa a colocará dentro de seu processo e acompanhamento.

3- Software de videoconferência

Os softwares de videoconferência representam uma metodologia em ascensão que proporciona redução de custos para pequenas e grandes empresas.

Elas otimizam a rotina da empresas, pois permitem uma comunicação mais integrada e inteligente entre os membros de uma equipe em eventos como reuniões e treinamentos, por exemplo.

Dessa forma, equipes em diferentes locais podem trocar informações sem qualquer problema. E tudo pode ser realizado através de uma única plataforma, como é o caso da Skype for Business e do Zoom. Dentre as melhores soluções podemos citar:

Polycom Trio: Sistema que integra telefones para videoconferência. Com ela, você poderá contar com alta qualidade de transmissão de áudio e imagem, juntamente com a possibilidade de compartilhamento de conteúdo.

Polycom Group: Solução que proporciona reuniões com melhor desempenho de áudio e vídeo. Com uma interface simples e inovadora é fácil de usar desde o primeiro dia.

Polycom Debut: Um sistema para videoconferência elegante e acessível, ideal para espaços menores como consultórios.

Zoom: O Zoom é uma solução em videoconferência que facilita a conexão de duas ou mais pessoas em uma única chamada. Com uma interface simples e moderna a plataforma permite comunicação com áudio e vídeo mesmo que em velocidade baixa de internet.

Como usar: A videoconferência é uma ferramenta que pode ser usada em reuniões, workshops, treinamentos, brainstorm, entrevistas e entre todos. Toda a vez que for necessário reunir pessoas que não fazem parte do ambiente local da empresa a videoconferência se faz presente.

Agora que você já sabe como usar ferramentas colaborativas, entre em contato agora mesmo com a WeTalk.it e saiba mais sobre soluções de comunicação integrada que podem aumentar a produtividade da sua equipe.