Como tornar uma sala de reuniões em um espaço de colaboração?

Como tornar as reuniões mais colaborativas e dinâmicas? A resposta pode estar na estrutura física oferecida para os encontros dos seus colaboradores, fornecedores e clientes. Uma sala de reuniões devidamente equipada pode fazer toda a diferença em um negócio.

Ficou no passado o tempo em que apenas móveis de qualidade – uma mesa ampla e cadeiras confortáveis – eram suficientes para se construir um bom espaço para reuniões. Hoje, a tecnologia é peça-chave nessa equação e, além de internet de alta velocidade, projetores, TV e equipamentos dedicados para conferências online também devem fazer parte do pacote.

Como equipar a sua sala de reuniões?

Reuniões de qualidade requerem alguns fatores importantes para que possam transcorrer bem. A começar, é claro, pelo mobiliário: mesas e cadeiras utilizadas devem ser confortáveis o suficiente para manter os visitantes bem acomodados por quanto tempo for preciso. Além disso, elementos como a acústica do ambiente e a temperatura da sala precisam ser considerados.

Mas não é só isso: muitas das reuniões que fazemos hoje são à distância. Para que possamos conversar com pessoas de outras localidades sem que haja nenhuma perda na comunicação, entram em cena outros elementos como internet de banda larga de alta velocidade, uma boa tela por meio do qual seja possível visualizar apresentadores e conteúdos sem distorções e, claro, uma sonorização adequada.

Todos esses fatores devem ser considerados em um projeto para uma sala de reuniões – e o ambiente deve ser projetado de acordo com as necessidades de cada empresa. Por exemplo, algumas companhias podem requerer isolamento acústico para que itens sigilosos não sejam ouvidos por pessoas nas proximidades.

Um espaço colaborativo para todos os envolvidos

Os participantes de uma reunião se sentem mais à vontade para falar ou ouvir quando estão em um ambiente que consideram mais agradável. Afinal, como se concentrar em gráficos do planejamento financeiro quando ruídos externos são ouvidos dentro da sala ou com cadeiras desconfortáveis, não é mesmo?

É por esse motivo que os gestores devem estar atentos a esse ambiente, fazendo com que todas as necessidades dos participantes sejam atendidas. Assim, considere ainda elementos como: cores e iluminação; espaços de descontração; tranquilidade acústica; e mobiliário adequado.

Lembre-se: quem está dentro da sala de reuniões precisa se sentir confortável por quantas horas forem necessárias. Quem está falando deve ser visto e ouvido com clareza, sem interferências externas. Quem precisa apresentar algum material deve poder contar com a infraestrutura necessária, o que inclui notebooks, cabos de conexão e telas de fácil configuração.

Não se esqueça do ambiente em si: ele deve ser amplo e arejado, com temperatura controlada, para que todos os ocupantes de fato possam se sentir bem no local. Mesmo que os participantes estejam acompanhando conferências realizadas por vídeo, é de suma importância que o conteúdo possa ser visto com tranquilidade e que microfones captem o som ambiente sem a necessidade de se fazer algum tipo de malabarismo.

Soluções acústicas são de suma importância

A sala de reuniões não deve ser “apenas” um espaço em que caiba todo mundo. Para que os participantes possam se concentrar naquilo que estão vendo ou ouvindo, som e imagem devem ser transmitidos com clareza. Isso indica que o ambiente deve ter revestimentos capazes de impedir que ruídos externos entrem no recinto, por exemplo.

Por outro lado, caixas acústicas posicionadas de forma correta podem garantir a sensação de som total no ambiente. Além disso, microfones de captação são outro aspecto importante, uma vez que os participantes não vão precisar se curvar diante da mesa ou se aproximar de um ponto central para poderem ser ouvidos.

Em outras palavras, a premissa é que todos possam se sentir à vontade no local, e que não encarem o período em que estão em reunião como um tempo perdido ou algo do gênero. A produtividade deve ser estimulada a todo momento, mas para isso é fundamental que o ambiente ofereça as condições mais adequadas.

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